Zukunftskonzept zur Digitalisierung und Bürgerservices

Wie arbeiten wir in Zukunft? Wie schaffen wir es, trotz Fachkräftemangels aufgrund des demografischen Wandels, Leistungen weiterhin in der gewohnten Qualität zu erbringen? Und wie wirken sich digitalisierte Prozesse auf die Nutzung der Gebäude aus?

Wie in vielen Landkreisen stellte sich auch das Landratsamt Weilheim-Schongau diese Fragen. Ziel des Projektes war es, das Landratsamt zukunftsfähig und weiterhin attraktiv sowohl als Arbeitgeber als auch für die Bürgerinnen und Bürger des Landkreises aufzustellen.

Nach einer Sichtung der bereits erhobenen Daten, einem Kick-Off mit der Steuerungsgruppe und einer Begehung der Räume vor Ort, wurden in einem nächsten Schritt die Arbeitsprozesse analysiert. Dazu wurden die Sachgebietsleiter in einer Einführungsveranstaltung eingebunden. Aus den erhobenen Prozessen aus allen Sachgebieten wurden vier Prozesse ausgewählt, die beispielhaft tiefergehend analysiert wurden. Für diese Prozesse wurden Maßnahmen zur Optimierung konzipiert. Aufgrund der Historie und der räumlichen Distanz sind viele Doppelstrukturen vorhanden mit vielen Ämtern, die sowohl in Weilheim und Schongau vertreten sind. Ein besonderes Augenmerk lag auf der Analyse der Kommunikationsbeziehungen, um die Räume zukünftig prozessorientiert besser nutzen zu können und zur Verbesserung der standortübergreifenden Zusammenarbeit.

In einer Fokusgruppe wurden mit Vertretern aus dem Sozial- und Wirtschaftsbeirat als Sprachrohr der Einwohner des Landkreises auch die Außenperspektive in die Analyse einbezogen und der Auftakt geschaffen, diese Gremien zukünftig eng in die Weiterentwicklung einbeziehen zu können, beispielsweise um Feedback zu geplanten Veränderungen aus Sicht der Bürger zu erhalten.

Aus der Analyse der Prozesse konnten viele konkrete Maßnahmen direkt in die Umsetzung gebracht werden, die sich auch auf weitere Organisationseinheiten übertragen lassen. Ein Veränderungsworkshop mit den Führungskräften diente dem Austausch zwischen den Organisationseinheiten. Im Rahmen des Projekts sowie in einem parallel laufenden Projekt zur Gesamtstrategie wurden einige Grundsatzentscheidungen getroffen. Die Umsetzung dieser Entscheidungen in den jeweiligen Organisationseinheiten wurde ebenfalls in diesem Veränderungsworkshop diskutiert.

Begleitend wurde ein Informations- und Kommunikationskonzept umgesetzt. Im Laufe des Projekts haben drei Videokonferenzen für alle Mitarbeiter stattgefunden, in denen der Geschäftsleiter über den Stand des Projektes berichtet hat und die Mitarbeiter Fragen stellen konnten. Zusätzlich wurden die Mitarbeiter in sechs E-Mail Newslettern über Fortschritte im Projekt informiert. So konnten Ängste, beispielsweise zu einem befürchteten Personalabbau, aus dem Weg geräumt werden.

Katrin Voges und Ihre Kolleginnen von Nordlicht Management Consultants haben uns mit hoher Professionalität, Fachlichkeit und Engagement begleitet. Sie konnten uns eine klare Struktur aufzeigen, wie wir Arbeit neu gestalten, so dass wir den Weg in die Zukunft nun kennen. Schon während des Begleitungsprozesses konnten wir unsere Arbeitsweise durch ihre Impulse verändern.

Georg Leis, Verwaltungsdirektor

Entstanden sind drei Konzeptpapiere zur Prozessoptimierung und Digitalisierung, zur Zukunft der Zusammenarbeit und des damit einhergehenden Kulturwandels sowie zur Zukunft der Bürgerservices. Darin enthalten sind auch Impulse zum Veränderungs-Management bei der operativen Umsetzung der Maßnahmen, zu Methoden zur Steuerung des Transformationsprozesses, zur Veränderung der Organisationsstruktur und des Führungsverständnisses sowie zur Qualifizierung zukünftig nötiger Personal-Kompetenzen.

Im Laufe des Projekts wurden in den verschiedenen Organisationseinheiten Multiplikatoren benannt, welche zukünftig weitere Prozessanalysen und -optimierungen anstoßen und begleiten sollen. In einem „Methodenkoffer“ wurde das Vorgehen für diese Multiplikatoren ausführlich beschrieben, damit sie neben der Erfahrung aus dem Projekt dazu befähigt sind, die Arbeit auch bei zukünftigen Veränderungen ohne externe Unterstützung vorzunehmen. Durch das Projekt wurden die Mitarbeiter für die Notwendigkeit für Veränderungen in den kommenden Jahren sensibilisiert.